如何组织部门会议

Q1： 如何组织会议

你说的是会务工作吗？组织会议，行内叫做办会，与办文、办事一起构成了机关人员的基本职责，简称“三办”。
办会根据会议的属性、内容、规格不同也有所不同。比如，党的会议、行政会议、业务会议等，其本身就有属性上的区别，组织会议的原则、形式、方法也有差异。
但不管什么会议，起码离不开几个环节。
1、筹划环节。需要根据会议的性质、内容、规模，拟订计划方案。其中，时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐一拉单。最后起草会议的组织实施方案和经费预算，报请领导审批。期间，若是超过200人中、大型会议，还要给分管或主要领导汇报。
2、准备环节。方案确定后，首先要发出预先通知，其中时间、地点、人员等暂时不能确定的要素，可以在正式通知中予以明确。其次，就是要展开会议的准备，也叫做会议的筹备阶段，主要是根据时间先后、轻重缓急，编制一个筹备计划，多个部门合作的，还要召开一个或者几个协调会，明确任务分工、标准要求和时间接点。筹备工作是一项艰苦细致的工作，我们常说会议是否成功圆满，关键在会外而不是在会内，所以，会议的准备质量往往影响会议的成败。准备的内容，大致有文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等，必须细而又细。编制好会议须知。
3、实施环节。要布置会场，包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位，同时要安排好座次、调试好所有必备设备。要安排好接待，包括接机、接站、食宿等。要根据需要安排好车辆保障、卫生保障、安全保障等。要组织好人员，准备签到登记，引导与会人员就坐。要安排好主持人和会议发言人员的材料，必要时要安排专人负责，留有备份，防止一时疏忽忘记了拿材料或讲话稿。要安排好新闻宣传工作，摄影、录像、报道都要根据需要进行协调。要做好会间的保障工作。
4、收尾环节。会议结束后，要及时收撤会议物品，清理会场及食宿场所物品。要根据会议精神和领导要求，修订印发会议文件。

Q2： 在企业里如何组织第一次部门会议？

1、先介绍为什么组织类似会议，及后续安排
2、讲解会议流程、制度及注意事项
3、会中纪律严格控制。
九段秘书参考：
一段秘书的做法:发通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实――发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。[1-2]
三段秘书的做法:重检查――发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？
五段秘书的做法:细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录――会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法:做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

如何进行首次部门内会议呢？